Styremøte 16. juni 2023

---

---

Sak 1 - Godkjenning av referat fra sist styremøte
Ingen kommentarer – godkjent.

Sak 2 - Økonomistatus
a)
Jonathan redegjorde for økonomien
Regnskap og saldo på bankkonto
Det er 410 000,- på konto pr. dags dato.
Jonathan har ett budsjett som viser at det ved utgangen av året så vil det være ca. 630 000,- på konto hvis alt er innbetalt og det som er kjent er betalt. I fratrekk så kommer fornyingen av lekeplassen på rundt 500 000,-.
Fremdeles to som ikke har betalt fakturaen for lading av el-bil.

b)
Status – innbetaling av ekstra kontingent
22 av 50 har til nå betalt. Fristen er 30. juni 2023.

Sak 3 - El-bil – lading i garasje
a)
Hyppigere fakturering av lading
Ble tatt opp som sak, for dette binder opp mye av midlene til velforeningen – forskuddsbetaling av strøm. Ble litt diskusjon rundt dette og det ble enighet at det sendes ut faktura for el-bil lading to ganger I året – september og mars.

b)
Ustabilitet på ladeanlegget
Thomas redegjorde for historikken og spesielt det som gjelder de gamle laderne. Det er allerede tidligere anbefalt at disse byttes ut til de nye Zaptec laderne både på grunn av sikkerheten (se også nye forskrifter som trådde i kraft 2022 – NEK) og fordi det også vil være en innsparing for velforening. Vi kang å ned til bare en koblingsboks/strømforsyning (to av de gamle kan kuttes ut – innsparing) og vi vil også få bare 1 regning fra Lyse. Alle vil da også få en korrekt avlesning av sitt forbruk.

Styrets ønske er derfor at alle som har de gamle laderne bytter til nye Zaptec før 1. april 2024 (de fleste har vel fått med seg hva som har vært skrevet om ladere og sikkerhet de siste månedene). Som sagt dette går også på sikkerhet, og en ny hendelse på feltet er det siste vi ønsker oss.
Vi må også ha en service på ICE boksen/routeren som er en av årsakene til at det er ustabilt, og de gamle laderne kommuniserer ikke med denne, men de nye laderne gjør dette. Det som også kan gjøres for å minske ustabiliteten er at vi kutter ut ICE boksen og at alt går på internettet til ett av husene (mot en eventuell kompensasjon). Meld dere gjerne hvis noen kan bidra med dette. Det lades fremdeles når boksen kobler seg ut, men med vesentlig lavere hastighet.

Thomas har gjort en kjempejobb med dette og har mye kompetanse på feltet, og han tar med seg Christian og Jonathan på dette, blant annet møte Rogaland elektro som kommer på befaring, og får en erfarings overføring.

c)
Hvordan identifisere evt ladere som ikke omfattes av viderefakturering?
Det vil bli sjekket litt rundt hvem som har gamle ladere o.l.
Som beskrevet ovenfor så er det ønskelig fra styret sin side, spesielt på grunn av sikkerhet, at disse må byttes ut før 1. april 2024. ref. den nye NEK forskriften (se forøvrig alt som er skrevet i avisene de siste månedene).
De som ikke har de nye Zaptec laderne må ta kontakt med Christian i styret og melde fra om dette. så vi har en oversikt.

Thomas/Jonathan tar kontakt med Rogaland elektro – som kommer på befaring og tar en vurdering av vårt anlegg og en service.

Sak 4 - Status og videre fremdrift på lekeplass
Erlend orienterte rundt lekeplassen. Det har vært byggemøte med entreprenøren og han skulle komme tilbake med det siste “tilbudet” etter dette møtet. Det ble gjort noen små endringer. Han har foreløpig ikke kommet med dette, og selv om Erlend har bedt om dette flere ganger, så venter vi fortsatt pr. dags dato på det oppdaterte tilbudet/oppdraget.

Det vurderes derfor om vi skal bruke entreprenøren som kom I tilbudet fra Trigonor (de som leverer lekeapparatet – men dette er ikke en lokal entreprenør – men tilbudet er omtrent lik på kostnad) eller se på ett par andre alternativer som har blitt spilt inn. Erlend tar kontakt med disse.

Sak 5 - Oppsummering vårdugnad og foreløpige planer for høstdugnaden
Edith redegjorde for hva som står igjen fra vår dugnaden. Det var ikke veldig stort oppmøte dag to, så det er litt som står igjen som overføres til høstdugnaden – eventuelt sammen med dugnad for å fjerne det gamle lekestativet.

I tillegg vil det også bli gjennomført smøring av garasjeporter.
Høstdugnad blir 12. og 13. september.

Sak 6 - Forslag om mailkontoer for Konvallstien Vel
Egil la frem ett forslag om at det opprettes ett eget mailkonto system for ihvertfall kasserer, leder og referent i styret. Denne videreføres da videre til de neste som får rollen, og på den måten opprettholder du historikken, istedenfor at den blir liggende på private mailer.

Styret gikk inn for dette, og Egil tar kontakt med Børge i 23 for å få satt opp dette.

Sak 7 - Marianne i 14 flytter og går derfor ut av styret - erstattes?
Marianne har vært i lekeplass gruppen og har overlatt ansvaret til å holde kontakt med Trigonor til Egil. I tillegg er Erlend med på sidelinjen, så vi er godt dekket på dette foreløpig.
Ettersom Marianne er inne i sitt siste år i styret, så velger styret foreløpig å ikke erstatte henne.

Sak 8 - Synkehull fortau
Egil redegjorde for det som har kommet opp etter den ekstra ordinære generalforsamlingen rundt dette punktet.

Når det gjelder utbedring av synkehull, og hvem som eier hva, så vil det nok sannsynligvis være at velforeningen eier asfalten/gangsti/vei og at husrekken eier kum og rør. Så det vil da bli en oppsplitting av eventuelle kostnader I den forbindelse.

Styret vil drøfte dette godt før det starter opp noe arbeid rundt dette.

Sak 9 - Boder
Det er sendt inn en tegning for en bod til tidligere styre for godkjenning. Nåværende styre vil ta tak i saken, og finne ut hvem som har tegningen. Egil vil også kontakte den aktuelle huseier for om det eventuelt finnes en kopi av dette.

Sak 10 - Forslag fra Åse nr 21 på generalforsamling
Male paradis, four square o.l. i gatene. Styret ønsker å utsette dette til dugnaden til våren 2024.

Eventuellt
Velforeningen har mottatt tilbakeføring fra Lyse – strømstøtte. Disse midlene settes av på en egen konto inntil videre/neste årsmøte. Dette er midler som eventuelt kan brukes til en oppgradering av det elektriske anlegget i garasjene, i forbindelse med lading og antall strømforsyningsbokser.