Protokoll

1. Godkjenne innkalling
Innkallingen er godkjent

2. Godkjenne de fremmøtte representantene
Fremmøtet godkjent: 26 husstander

3. Velge ordstyrer og referent
Referent: Marianne Doublet
Ordstyrer: Åse Lund Vikane

4. Årsberetning
Vi har hatt tre styremøter i året 2022
Saker som har vært på agendaen har vært lekeplass, innsunkne fortau og brannsikring i garasjeanlegget.
Brannsikringen av garasjene er sikret.

Det har vært litt tett kloakkrør (tilstopping) i husrekke A og D. Dette er Stavanger kommune sitt ansvar. Beboere må passe på å ikke hive gjenstander som ikke skal i toalettet.

En har fått en rotte i toalettet. Hva kan vi gjøre med dette?

Husnr 2,4,6, 8 har satt opp en privat lem for å forhindre rotter. Dette er privat finansiert. Forslag om å få til felles rottestoppere på feltet, der hvert hus betaler selv, men at vi gjør det samtidig. Info fra dem som allerede har utført dette sendes til styret.

Dugnader ble gjennomført i mai og september.

5. Gjennomgang av regnskap 2022
Ved utgangen av 2022 stod det 320 000 på konto. Konvallstien A/L har 100 000 mer på bok enn de 200 000 som er innbetalt til lekeplass.
Noen har ennå ikke betalt medlemskontingent; purringer vil bli sendt ut.

6. Budsjettforslag 2023 og fastsettelse av medlemskontingent
Samme budsjett og kontingent som i 2022

7. Gjennomgang innkomne saker
Huller i asfalten på gangstien:
Det er lagt grus utenfor hullene i 41 og 48. Grusen har fungert godt. Utenfor nr 76, var hullene for små til å legge grus, for den ville ikke feste seg. Hullet har nå forverret seg.
Egil skal få tak i noen som kan gjøre en skikkelig vurdering og få et overslag av hva det vil koste. I tillegg ønskes det å få svar på årsaken til problemet.

Lekeplass:
Erlend har snakket med en del entreprenører, to har trukket seg, men Fjotland Entrenør er interessert og har kommet med prisforslag og innspill. Fjotland har laget forslag med sluttsum på ca kr. 500 000.
Vi ønsker at lekeplassen er noe tilsvarende som i dag, og for samme aldersgruppe.
Dagens finansiering dekker ikke utgiftene, men lekeplassgruppen har snakket med Triginor, og det er mulig at de kan støtte noe.
Vi kan spare på å ta ned lekehuset selv og demontere. I tillegg kan vi droppe duken under sanden. I tillegg kan vi velge “billigere” alternativer der det i dag er “stein” kant.

Det ble presentert to muligheter for finansiering for å nå de 500 000 kr.
a) ekstra innbetaling på 4000 fra hver husstand og bruke 100 000 av driftsoverskudd.
b) ekstra innbetaling på 6000 fra hver husstand.

Der var en del diskusjon rundt dette, da beløpet var mye større en tidligere presentert.
Det ble referert til styremøtet 16. januar der det ble diskutert tre muligheter til finansiering som var tenkt skulle ha vært til avstemning:
a) Kun bruke de allerede innsamlede 200 000 kr.
b) Fortsette å spare eller ekstra innbetaling opp til ca. 300 000 kr.
c) Supplere med penger fra eventuelt driftsoverskudd.

Det ble poengtert at mulighetene til avstemmingen burde ha vært fremsatt i møteinnkallingen.

Avstemming ble ikke avholdt, men utsatt til etter der var kommet klarhet over:
1) årsak og kostnads størrelsen på problemene med huller i fortauene (før evt. driftsoverskudd kommer i spill til lekeplass),
2) og til at Fjotland hadde vært på befaring og gitt overslag over størrelse på eventuelt tilskudd til lekeplassen.
Deretter skal det bli innkalt til ekstraordinær generalforsamling om avstemming av finansieringsmulighetene. Disse må fremgå av innkallingen.

Elektrisk anlegg i garasjen
Vi må kun bruke Rogaland elektro til installasjon, hvis de ikke brukes, faller garantien.

8. Valg av nye styremedlemmer
Husrekke A - nr 38 - Christian Haaland
Husrekke D - nr 9 - Henrik Kvadsheim
Husrekke E - nr 70 - Edith Edvardsen Bøe
Husrekke G - nr 19 - Stig Walberg

9. Valg av revisor
Alfred Austbø revisoren fortsetter

Nettansvarlig: Børge Andreassen fortsetter med hjemmesiden

10. Eventuelt
Nyttårsfeiring:
Enkelte opplevde det som ubehagelig at det skytes over alt.
Bør det komme en henstilling om begrensning?

Parkering på felles plasser
Husk å parkere med rumpen inn mot fortauet

Sette opp gjerde
Det kom et spørsmål om en må søke om tillatelse til å sette opp gjerde. Det trenger man ikke.

Bod
Hvor ligger vi i prosessen? De nye som skal inn i styret må se på dette.

Innkalling til ny generalforsamling:
En sak: Avstemming av finansieringen av lekeplassen
(Økning av medlemskontingenten)
Sparing over tid?
Engangsinnbetaling
Bruke av driftsoverskuddet (avhengig av fortaus problemet)
Kun bruke de allerede innsamlede kr 200 000.

Saker til neste styremøte:
Felles løsning på rotte problemet
Elbil lading, hvordan skal vi løse det med de som ikke har zaptec
Lekeplass, hvor er vi i prosessen?
Utforming av bod