Meny
CreateX

Årsmøte 3. februar 2021

Årsmøte for Konvallstien Velforening

Agenda

  1. Godkjenne innkallingen
  2. Godkjenne de fremmøtte representantene
  3. Velge ordstyrer og referent
  4. Årsberetning
  5. Gjennomgang og godkjenning av regnskap for 2019 og 2020
  6. Budsjettforslag 2021
  7. Gjennomgang innkomne saker
  8. Valg av nye styremedlemmer
  9. Valg av revisor
  10. Eventuelt

Informasjon

  • Sted: Teams (link sendes ut på e-post)
  • Dato: 3. februar 2021
  • Tid: kl 20:00
  • Org.nr: 916 371 659
  • Kontonr: 3201.09.34124
  • Stemmerett 1 pr boenhet
  • E-post: styret@konvallstien.no


Tidsfrister

Hvis noen har saker som en ønsker at årsmøtet skal behandle, så er frist for innsending mandag 24. januar 2021.
Saksdokumenter sendes ut senest 1 uke før generalforsamlingen (27.01.2021)
Forslag sendes til styret@konvallstien.no




Beskjed fra styret

Koronaen er enda over oss og vi må derfor gjøre noen tilpasninger for å kunne gjennomføre generalforsamlingen. Her følger litt informasjon og saker som kommer opp på årsmøte. Vi finner om at fullstendig saksliste sendes ut senest 27. januar 2021.

Vi i styret ønsker alle velkomne til vår digitale generalforsamling, og vi håper flest mulig kan stille. Om du ikke har mulighet for å delta, men ønsker å gi din stemme på ulike forslag, bes det om at det lages en fullmakt og gir denne enten til en annen beboer, eller til ett styremedlem.

2020 var et spesielt år for oss aller fleste, men forhåpentligvis er vi på vei mot en lysere fremtid. Så i denne spesielle tiden, som krever spesielle tiltak og hvor vi må være kreative, har vi besluttet at vi har generalforsamlingen via TEAMS. Håper dette blir tatt positivt imot!

Saker til styremøte skal sendes inn til styret innen 24.01.2021. Komplett saksliste sendes ut sammen med invitasjon til Teams-møte til medlemmer senest 27.01.2021.

4. Styrets beretning


7. Oversikt over innkomne saker
7.1 Fornying av lekeplass, alternativer
- Se eget saksdokument på link under
- Ønsker en engangsinnbetaling på 4000,- alternativt øke medlemskontingenten med 1000,- i 3 år. (Drift av Konvallstien klarer vi med 1000,- pr husstand, da vil rest 2000,- i 3 år, gå til en fremtidig investering i lekeplassen.)

7.2 Generelt vedlikehold som ikke blir gjort på dugnad
Eksterne tjenester med løpende avtale og tilhørende kostnader.
- Styret har godkjent etterfylling av strøkassen med snuplassen (kostnad ca 3 000,-)
- Priser for å luke og klippe hekk har kommet inn, men de priser vi har fått inn til nå har vært noe høye

7.3 Valg av styremedlemmer (rotasjon)
Alle husstander i hver husrekke skal ha hatt styreverv. Det vil si at de husstandene som har hatt styreverv ikke blir med i en eventuell loddtrekning for styret, før alle i husrekken har hatt styreverv.
Se forøvrig styrehistorikk på denne linken.

7.4 Etablering av boder
Bakgrunn:
For å bygge bod i konvallstien må man søke til Stavanger kommune. Eiendommene i konvallstien faller inn under kommuneplanens bestemmelser punkt 1.1.3; enhetlig utbygd område.
I praksis betyr dette at ingen vil få godkjent en søknad om å bygge en bod, før en enhetlig godkjenning fra byggesak foreligger for hele velforeningen.
Per i dag er det, så langt styret er kjent, 2 boder som er godkjent i konvallstien. Disse ble begge godkjent og bygget før bestemmelsene i punkt 1.1.3 tredde i kraft. På bakgrunn av deres utforming og plassering på tomt, er tekstforslaget under utarbeidet.
Merk at dette gjelder fremtidige oppsatte boder. Regler og bestemmelser for allerede oppsatte boder som ikke er omsøkt, er den enkelte husstands ansvar.

Forslag til tekst:
Etter henvendelse fra beboer i konvallstien 44, Elisabeth Lauvnes, har styret laget en innstilling til utførelse av boder på feltet.
Styret er enig i at det er hensiktsmessig med en ensartet utførelse av boder i feltet.
Styret er også kjent ved at det er boder på feltet som ikke er omsøkt, eller godkjent av byggesak. Beboerne har handlet i god tro, og ikke vært klar over at dette skulle vært omsøkt. Bod oppført i husnummer 42 og 38 har godkjente boder, og beboer i husnummer 44 har søkt om tilsvarende bod. For fremtiden vil styret at boder som skal oppføres i velforeningen, ha tilsvarende utførelse som godkjente boder. Bodene skal da ha en takvinkel. Ha tilsvarende kledningsutførelse som bebyggelsen for øvrig Bod skal ikke hindre sikt mot tilkomstvei, og skal kunne vedlikeholdes fra egen tomt. Bod kan gjerne ha en del som er tett med dør, og et takoverbygg til lagring av sykler. Boden skal være tilpasset størrelsen på uteareal. Boder vil trolig kunne overstige utnyttelsesgrad, noe en kan løse ved å søke om dispensasjon. Men styret har ingen innvending til dette så lenge ovennevnte er ivaretatt.

Videre arbeid:
Ønske om at styret går videre med forslått søknadstekst til Stavanger kommune for å få en enhetlig godkjenning.

Vedlegg, fornyelse av lekeplass

Protokoll

1. Godkjenne innkallingen
Innkallingen ble godkjent.

2. Godkjenne de fremmøtte representantene
24 husstander loggede på årsmøte på Teams.

3. Valg av ordstyrer og referent
Bjørnar Holmvik ble valgt som ordstyrer og Kristina Calder som referent.

4. Årsberetning
Årsberetningen ble gjennomgått av styret og godkjent av møte deltakere.
Det ble avholdt 4 styremøte i 2019, 4 styremøte i 2020 og 1 styremøte i 2021. Det ble avholdt 2 dugnader i 2019. På grunn av korona og de restriksjoner dette innebar i 2020 ble det ikke avholdt dugnad i 2020.
Hovedoppgavene til styret har været oppføring av ny garasje etter brann og oppgradering av elektrisk anlegg i garasjene.
Det har innhentes tilbud for oppgradering av lekeplass. Se sak 7.1 i saksdokumenter.
Det har og blitt sendt ut forespørsel om pris for årlig vedlikehold av fellesområde. Se sak 7.2.
Det har utarbeides retningslinjer for oppføring av boder. Tekstforslag har blitt sendt inn til Stavanger kommune. Se sak 7.4

5. Gjennomgang og godkjenning av regnskap
Regnskapet for 2019 og 2020 ble gjennomgått og godkjent.

6. Budsjett 2021
Budsjettet ble godkjent. Budsjett forslaget 2021 finnes på hjemmesiden saksdokumenter årsmøte og direkte på denne linken.

7. Innkomne saker
7.1 Fornying av lekeplass
Erlend Revheim presenterte forslag til fornying av lekeplass og et kostnadsforslag.
Det ble lagt frem og stemt på 3 alternativer til finansering av oppgradering av lekeplass.
  • A - engangsinnbetaling på 4000,- i løpet av 2021
  • B - øke medlemskontingent med 1000,- i tre år.
  • C - ingen av de oven nevnte alternativene.
Flertall for alternativ A. 17 av 24 stemte for alternativ A.
Det ble satt sammen en gruppe som skal arbeide videre med prosjektet kommende år.
Gruppen består av Ingrid Gaukstad, Erlend Tuen Revheim, Marianne Doublet, Jon Petter Solli og Kristoffer Gjøsund.

7.2 Vedlikehold av fellesområder
Det ble innhentet priser for årlig vedlikehold av fellesområde. Det rimeligste tilbudet utgjør en kostnad på ca 900 kr per husstand. Det ble besluttet at denne saken gis til det nye styret at arbeide videre med. Kanskje se hvor stort interesse det er på området. Er det ønskelig at eksterne tar seg av vedlikehold.

7.3 Valg av styremedlemmer på rotasjon
Forslaget ble godkjent med mer enn 2/3 flertall. Vedtektene er oppdatert.

7.4 Etablering av boder
Det nye styret følger saken videre.

8. Valg av styremedlemmer
Husrekke A: Jostein Salte (byttet med Benny Bruun nr 46) - 2 år
Husrekke B: Ingrid Doublet (nr 26) - 1 år
Husrekke C: Patrick Aasland (nr 12) - 1 år
Husrekke D: Jon Petter Solli (nr 17) - 2 år
Husrekke E: Bjørn Landsnes (nr 3) - 2 år
Husrekke F: Bjørn Thoresen (nr 74) - 1 år
Husrekke G: Åse Lund Vikane (nr 21) - 2 år


9. Valg av revisor
Alfred Austbø ble spurt og takkede ja til at fortsette som revisor 1 år til.

10. Eventuelt
Som tidligere nevnt ble 2020 et vanskelig år på grunn av korona og dessverre ble det derfor ikke avholdt dugnad.
Vi har fått meldinger om hvor fælt fellesområdet ser ut og at konsekvensen kan bli at folk trives mindre på området. Det ble også påpekt at dårlig vedlikehold av fellesområdet kan påvirke hus priser på området. Vi håper 2021 blir et bedre år med mindre restriksjoner.

Trafikken på området ble tatt opp. Mange har hatt hjemmekontor og lagt merke til at mange kjører på området. Vennligst kjør forsiktig vi har mange barn på området.